Situation
導入前の課題
締
発注締切が先に来る
受注伝票への登録より先に、メーカーへの発注を急ぐ必要がありました。
重
同じ内容を二重入力
発注入力後、同じ注文内容を受注伝票へもう一度入力していました。
属
ベテラン判断に依存
商品コードや納品先の特定は、担当者の経験と過去取引に頼っていました。
Before / After
業務フローの変更
Before
1注文書をFAX・PDFで受領
2発注対象を人が判断
3発注伝票へ入力
4後から受注伝票へ再入力
5入力内容を二重確認
After
1注文書を自動取得
2データ化・マスタ照合
3受注データを作成
4受注データから発注処理
5例外だけ担当者が確認
Point
導入時に確認したポイント
1
注文書から抽出する項目
得意先、商品、数量、納期、納品先、備考など。
2
商品コードを決める条件
得意先商品番号、商品名、規格、過去の変換情報。
3
発注と受注の順序
締切を守りつつ、二重入力をなくすデータの流れ。
本番運用
注文書は所定の受信経路からバッチで取得し、通常データは自動処理します。商品候補が複数ある場合や、備考に特別な指示がある場合だけ、担当者へ確認を依頼します。
実際の導入事例として公開する際は、月間枚数、自動処理率、処理時間など、公開可能な実績値を追加します。